Datenschutz
Datenschutzerklärung MayKom GmbH für Geschäftspartner
Die nachstehende Darstellung dient der Information jener Personen (nachfolgend „Geschäftspartner“), die mit der MayKom GmbH, Schuhmacherberg 7, 88454 Hochdorf-Unteressendorf („MayKom GmbH“) einen Vertrag abschließen bzw. abzuschließen planen. Ausdrücklich ausgenommen vom Begriff des Geschäftspartners sind dabei sämtliche Personen, die ihre Leistung in Form eines Arbeitsverhältnisses oder im Rahmen eines freien Mitarbeitervertrages erbringen.
Die nachfolgenden Datenschutzhinweise erläutern die Art und Weise der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geschäftspartner und beruhen auf Begrifflichkeiten, die durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) verwendet wurden. Um die Datenschutzhinweise besser lesbar und verständlich zu machen, werden vorab einige verwendete Begrifflichkeiten erläutert.
1. Begriffsbestimmung
▪ „Personenbezogene Daten“ meint dabei alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (im Folgenden „betroffene Person“ oder „Betroffener“). Eine natürliche Person wird als identifizierbar angesehen, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere durch Zuordnung zu einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, oder zu einer Online-Kennung identifiziert werden kann.
▪ „Verarbeitung“: jeder Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, egal ob er mit oder ohne die Hilfe automatischer Verfahren ausgeführt wird. Darunter fallen zum Beispiel das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten.
▪ „Einwilligung“: ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
2. Verpflichtung des Geschäftspartners zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten?
Die Aufnahme und Durchführung einer Vertragsbeziehung zwischen der MayKom GmbH und dem Geschäftspartner setzt voraus, dass der Geschäftspartner MayKom GmbH diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellt, die für die Aufnahme, Durchführung und Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung MayKom GmbH gesetzlich (z.B. nach Geldwäschegesetz, Steuergesetze) verpflichtet ist. Ohne diese Daten wird MayKom GmbH in der Regel die Begründung einer Vertragsbeziehung oder die Erfüllung eines bestehenden Vertrages ablehnen müssen und ggf. die Vertragsbeziehung beenden müssen.
3. Zweck der Verarbeitung
MayKom GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ihrer Geschäftspartner in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Geschäftspartner verarbeitet MayKom GmbH personenbezogene Daten der Geschäftspartner zu folgenden Zwecken:
▪ Kommunikation mit Geschäftspartnern um Anfragen zur Begründung eines Vertragsverhältnisses an den Geschäftspartner zu stellen bzw. Angebote einzuholen oder Vertragsangebote des Geschäftspartners zu prüfen und zu bearbeiten;
▪ Kommunikation mit Geschäftspartnern um Vertragsverhältnisse zu begründen, durchzuführen und abzuwickeln. Relevante Vertragsverhältnisse sind dabei insbesondere Kauf- und Werkverträge, Bankverträge, Geschäftsbesorgungs- und Dienstleistungsverträge;
▪ Einhalten von rechtlichen Anforderungen (z.B. von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten);
▪ Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
4. Datenkategorien
Welche personenbezogenen Daten der Geschäftspartner im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils vertraglich vereinbarten Leistungen. Für die vorgenannten Zwecke verarbeitet MayKom GmbH jedoch folgende Kategorien personenbezogener Daten der Geschäftspartner:
▪ Kontaktinformationen, wie Vor- und Zunamen, Anschrift, Telefonnummer, Mobilfunknummer, Faxnummer und E-Mailadresse des Geschäftspartners;
▪ Bank- und Zahlungsdaten (Angaben, die zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen erforderlich sind);
▪ Informationen, aus öffentlich verfügbaren Quellen (z.B. Internetpräsenzen, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister), Informationsdatenbanken oder von Auskunfteien;
▪ Informationen, deren Verarbeitung zur Abwicklung der Vertragsbeziehung zwischen dem Geschäftspartner und MayKom GmbH erforderlich sind oder die freiwillig vom Geschäftspartner angegeben werden.
5. Datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geschäftspartner wird auf folgende Rechtsgrundlagen gestützt:
▪ Erfüllung eines mit dem Geschäftspartner geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO)
▪ Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO). Über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus verarbeitet MayKom GmbH personenbezogene Daten der Geschäftspartner zur Wahrung berechtigter Interessen von MayKom GmbH oder Dritten. Die Verarbeitung erfolgt dabei insbesondere, zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten sowie im Zuge sonstiger Maßnahmen zur direkten Ansprache der Geschäftspartner (z.B. Weihnachtskarte).
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen unterbleibt immer dann, wenn für MayKom GmbH erkennbar Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass überwiegende schutzwürdige Interessen des Geschäftspartners der Verarbeitung entgegenstehen. Vor jeder Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen wird daher im Rahmen einer verobjektivierten Betrachtung das Entgegenstehen schutzwürdiger Interessen geprüft.
▪ Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DS-GVO) z.B. nach Geldwäschegesetz, Handels- und Steuergesetze, aufsichtsrechtlicher Vorgaben.
▪ Einwilligung des Geschäftspartners in die Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO). Soweit der Geschäftspartner MayKom GmbH eine
Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt hat, ist
die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Im Fall eines Widerrufs der Einwilligung darf MayKom GmbH die personenbezogenen Daten nur insoweit weiterverarbeiten, als MayKom GmbH die Verarbeitung auf eine anderweitige Rechtsgrundlage stützen kann.
6. Übermittlung und Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte
Die MayKom GmbH übermittelt personenbezogene Daten nur dann an Dritte (z.B. Gerichte, Behörden), wenn dies zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke geboten ist oder die Übermittlung erforderlich ist, um eigene Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
MayKom GmbH arbeitet mit technischen Dienstleistern zusammen (sog. Auftragsverarbeiter), wie beispielsweise Dienstleistern für EDV-/IT-Anwendungen, Datenvernichtung, Marketing und Webseitenmanagement. Diese Dienstleister werden nur nach Weisung von MayKom GmbH tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet.
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit zur Erfüllung des Vertrages mit dem Geschäftspartner im Einzelfall erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.
7. Löschfristen
Personenbezogenen Daten des Geschäftspartners werden gelöscht, soweit diese nicht mehr zur Erfüllung des Zweckes der Verarbeitung erforderlich sind, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
▪ Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere nach Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Geldwäschegesetz). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu 10 Jahre.
▪ Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt und mit Ablauf des Jahres zu laufen beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist.
Werden personenbezogene Daten des Geschäftspartners aufgrund einer Einwilligung des
Geschäftspartners verarbeitet, hat der Geschäftspartner das Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO zu widerrufen. Nach erfolgtem Widerruf ist eine Fortsetzung der Datenverarbeitung nur zulässig, als die (künftige) Verarbeitung auf eine andere Rechtsgrundlage als die Einwilligung (vgl. vorstehend Ziffer 5) gestützt werden kann.
8. Rechte des Geschäftspartners
Der Geschäftspartner hat die folgenden Rechte. Ihre Geltendmachung wird umgehend bearbeitet und zu keinerlei Nachteilen für den Geschäftspartner führen.
Auskunftsanspruch (Art. 15 DS-GVO): Der Geschäftspartner kann – ohne hierfür ein Entgelt zu schulden, - von MayKom GmbH Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, aus welcher Datenquelle diese stammen und zu welchem(en) Zweck(en) die Daten verarbeitet werden und – soweit relevant - an welchen Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern die Daten übermittelt werden. Auskunftsgesuche, die auf elektronischem Weg eingehen, werden auf elektronischem Weg beantwortet.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO): Der Geschäftspartner kann gegen die Verarbeitung seiner Daten Widerspruch erheben aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, soweit die Datenverarbeitung sich auf die Wahrnehmung berechtigter Interessen von MayKom GmbH oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO) stützt sowie in Fällen, in denen die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse erfolgt (Art. 6 Abs. 1
Buchstabe e) DS-GVO). Legt der Geschäftspartner Widerspruch ein, wird MayKom GmbH die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, MayKom GmbH kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen welche die Interessen, Rechte und Freiheiten des Geschäftspartners überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Soweit MayKom GmbH die personenbezogenen Daten verarbeitet um zielgerichtet über das Leistungsspektrum von MayKom GmbH zu informieren (nachfolgend „Werbezwecke“), hat der Geschäftspartner das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die
Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten zu diesem Zweck einzulegen.
Im Fall des Widerspruchs gegen die Verarbeitung zu Werbezwecken wird MayKom GmbH die personenbezogenen Daten des Geschäftspartners nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO): Der Geschäftspartner hat das Recht, die Herausgabe derjenigen personenbezogenen Daten, die er MayKom GmbH bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Format zu verlangen, soweit die Verarbeitung der Daten auf der Einwilligung des Geschäftspartners (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO) beruht oder die Verarbeitung zur Erfüllung eines mit dem Geschäftspartner geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgte (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO).
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): Sollten personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sein, kann ihre Berichtigung oder Ergänzung verlangt werden. Eine Berichtigung löst des Weiteren eine Mitteilungspflicht von MayKom GmbH über die Berichtigung gegenüber allen Empfängern aus, an welche die unrichtigen Daten weitergegeben wurden, soweit dies nicht ausnahmsweise unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist.
Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO): Der Geschäftspartner kann unverzüglich Löschung seiner Daten verlangen, wenn (i) der Zweck der Datenverarbeitung durch Zeitablauf oder aus anderen Gründen entfallen ist, (ii) die Verarbeitung auf einer Einwilligung des Geschäftspartners basiert und diese widerrufen wurde, (iii) der Geschäftspartner der Verarbeitung widersprochen hat und eine weitere Verarbeitung daraufhin zu unterbleiben hat oder (iv) die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. Bestehende Aufbewahrungspflichten und einer Löschung entgegenstehende schutzwürdige Interessen sind von MayKom GmbH jedoch zu beachten.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO): Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist einzuschränken, (i) solange eine bestrittene Richtigkeit der Daten seitens MayKom GmbH überprüft wird, (ii) die Verarbeitung von vorne herein unzulässig war, aber ein Löschwiderspruch des Geschäftspartners eingegangen ist, (iii) nach Zweckerreichung, wenn der Geschäftspartner die Daten noch zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigt sowie, (iv) während der Prüfung eines Widerspruchs des Geschäftspartners. Während der Dauer eingeschränkter Verarbeitung erfolgt eine Verarbeitung durch MayKom GmbH nur noch (i) mit Einwilligung des Geschäftspartners oder (ii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder (iii) zum Schutz der Rechte einer anderen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses.
Beschwerderecht (Art. 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG) Der Geschäftspartner hat das Recht, sich mit Beschwerden an die Aufsichtsbehörde zu wenden.
Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO) Der Geschäftspartner hat das Recht, eine MayKom GmbH gegebene Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen.
9. Verantwortlichkeiten
Verantwortliche Stelle für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung ist:
MayKom GmbH
Geschäftsführerin: Kornelia Mayr / Geschäftsfüher: Thomas Mayr
Schuhmacherberg 7
D-88454 Hochdorf-Unteressendorf
Tel: +49 (0) 7355 / 93355-0
Bei der Verantwortlichen Stelle können die in Ziffer 8 genannten Rechte geltend gemacht werden. Soweit eine Datenverarbeitung aufgrund Einwilligung erfolgt, kann die Einwilligung unter Nutzung der vorgenannten Kontaktdaten gegenüber der Verantwortlichen Stelle widerrufen werden.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit überwacht die Einhaltung des Datenschutzrechts im nicht-öffentlichen Bereich in Baden-Württemberg.
Die Kontaktdaten lauten:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Hausanschrift:
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711/615541-0
Telefax: +49 (0) 711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
10. Änderung der Datenschutzerklärung
Die MayKom GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an veränderte sachliche oder rechtliche Bedingungen anzupassen.
Stand: Dezember 2019